Estafettetafel #1 Openstelling

De eerste estafettetafel vond plaats op 22 juni 2023 in de St. Joriskerk in Amersfoort met het thema was Openstelling monumentale kerkgebouwen.

In vijf groepen van vijf mensen gingen de deelnemers in gesprek over vijf tafelonderwerpen

1. Het gebouw
2. Vrijwilligers
3. Communicatie
4. Doelgroepen
5. Financiën

Alle onderwerpen werden besproken in relatie tot het hoofdthema: Openstelling monumentale kerkgebouwen.

De deelnemers werden uitgenodigd op hun expertise van en vertegenwoordiging vanuit een bepaalde organisatie. Bewust was er gekozen voor deelnemers uit verschillende hoeken: toerisme, overheid, erfgoed, religieus, gebouwbeheer, etc. Hiermee hopend vanuit meerdere perspectieven multidisciplinair aan de tafels de onderwerpen te kunnen behandelen. Het estafettetafelsysteem zorgt ervoor dat achtereenvolgens iedere groep aan iedere tafel zit. Iedere tafel werd begeleid door een moderator. Zij hebben verslag gemaakt van de 5 gesprekken.

De organisatie lag in handen van het Programma Toekomst religieus Erfgoed (TRE) samen met partners van het programma: Museum Catharijneconvent, Erfgoedorganisatie Heemschut en Interkerkelijk Contact in Overheidszaken.

Tafel 1: gebouw

Bij de tafel ‘gebouw’ kwamen financiën regelmatig aan de orde.  Deze zien we dan ook terug bij het verslag van de tafel financiën. De belangrijkste vraag die zich opdringt is : Wat moet je allemaal aanpassen in de structuur (hard ware) van het gebouw om tot een succesvolle openstelling te komen?

Als je een bredere publieke functie gaat organiseren zijn er zaken nodig in het gebouw zoals een goede keuken of meer toiletten (die ook toegankelijk moeten zijn voor andersvaliden). Is er een entree of balie waar je mensen kan ontvangen? Commerciële huurders hebben regelmatig extra berging nodig. Kan je die aanbieden? Als je  concerten wil organiseren, denk dan ook aan de directe  omgeving. Is het wel mogelijk om noodzakelijk geluidswering te organiseren? En dan heb je ook het audiovisuele deel. Is je internet/wifi echt goed op orde in je hele gebouw? En kan je krachtstroom aanbieden? Is er voldoende licht/daglicht aanwezig? En andersom kan je het voldoende verduisteren? Kortom is de ‘lichtsituatie’ flexibel?

Ook het tijdstip en de precieze plek binnen de kerk kan voor uitdagingen zorgen. Momenten van bezinning of recepties worden ook en steeds vaker na 17:00 uur gehouden. Kun je als kerk dan ook open zijn?

Naast al deze realistische uitdagingen zijn er gelukkig pragmatische manieren om hier mee om te gaan. Door samen te werken (in te huren) met specialisten zoals cateraars of AV bedrijven hoef je niet zelf meteen de investering te doen in de ‘hardware’ en kan je al werkenderwijs uitzoeken wat wijze investeringen zijn. Trouwerijen en begrafenissen bijvoorbeeld worden vaak door derden compleet verzorgd. Maar wordt er gewerkt met een organisatie welke de verhuur organiseert, dan is het belangrijk om goede afspraken te maken en dat vraagt om een professionele en zakelijke houding van de vrijwilligers. Besef dat je zakelijk moet zijn in zo’n geval.

In het verlengde hiervan is het ook goed om samen op te trekken met de gemeente. Voor bijvoorbeeld regelen en aanpassen van het openbaar vervoer, het aanleggen van parkeerplaatsen en Church&Ride punten zodat de kerk zo goed mogelijk bereikbaar is voor gasten. Voor de gemeenten is het belangrijk dat de kerk open blijft, dus mag je hulp vragen met dit soort trajecten.

Kerkgebouwen bestaan vaak uit meerdere interessante sub-ruimtes zoals kapellen, opslagen, tuinen, overkappingen. Deze kunnen ook als bijzonder worden ervaren en wellicht makkelijker te verhuren want beter af te sluiten, te verwarmen door het compartimenteren.

Nog een kans: In de zomer is het heerlijk koel in de kerk. Het kan zich ontwikkelen tot een toevluchtsoord in de warmer wordende wereld (zie ook doelgroepen).

Tot slot; toegankelijkheid voor een ieder  is een groot goed en de kerk kan en zou daar een lichtend voorbeeld in moeten zijn. Maar hoe doe je dat? Gelukkig zijn er bureaus en fondsen die je hiermee kunnen helpen,  bijvoorbeeld adviesbureau Ongehinderd, stichting Kom beter binnen, de toegankelijkheidstoets van het VSB fonds. Als het je lukt meld je dan aan bij kerkwijzer.nl, daar kunnen huurders en gasten zien of je kerk toegankelijk is voor alle mensen.

Belangrijkste conclusie is dat je moet beseffen dat je een heel bijzonder onderscheidende locatie hebt met grote attractiewaarde. Aan de ene kant geeft dit kansen, omdat veel partijen er graag gebruik van willen maken en het een financiële waarde vertegenwoordigd, anderzijds zijn er risico’s voor veiligheid en interieur en vaak moet je eerst investeren voordat je het kerkgebouw ruimer kunt openen en je mogelijk kunt gaan verdienen.

Tafel 2: Vrijwilligers

Bij het onderwerp vrijwilligers is er een belangrijke scheiding te maken in organisaties waar een betaalde werknemer zich bezig houdt met het vrijwilligersmanagement en beleid en organisaties waar een vrijwilliger de vrijwilligers managed.

In de organisaties waar een betaalde kracht het vrijwilligersbeleid ontwikkelt zijn er nauwelijks problemen met het werven van vrijwilligers (althans niet te horen geweest bij de organisaties die aanwezig waren). Op vele manieren worden nieuwe vrijwilligers geworven, wordt daarbij vanuit een breder perspectief naar de organisatie van kerken gekeken en wordt ook de niet gelovige gemeenschap erbij betrokken.

Die pragmatische houding lijkt voor de organisaties waar een vrijwilliger verantwoordelijk is voor het managen van de vrijwilligers meer moeite te kosten. Vinden van nieuwe vrijwilligers en het behouden van vrijwilligers is regelmatig een probleem dat het open houden van het kerkgebouw bemoeilijkt. Genoemde oorzaken die daarbij worden genoemd zijn de vaak hoge leeftijd van de bestaande vrijwilligers, de extra leegloop door corona en het niet kunnen bereiken van jongere vrijwilligers of mensen van buiten de eigen geloofsgemeenschap. De onderliggende oorzaak is dan dat het de vrijwilligers niet lukt om het management naar een hoger, meer open plan te tillen.

Voor met name de bestuursfuncties is het lastig om nieuwe - jongere -  mensen te vinden. Mogelijke oorzaken zijn de vaak toch meer hiërarchische ‘oudere’ opzet van de organisatie, vaste patronen, sterke groepsvorming en de grote tijdsinspanning die een bestuursfunctie vraagt, die botst met de manier waarop een jongere generatie of een buitenstaander wil werken. Op termijn is dit een groot gevaar voor het in stand houden van de organisatie

Een pasklare oplossing wordt er aan de tafel niet gegeven, maar men zal zich in zijn algemeenheid bewust moeten worden van een noodzakelijke ‘cultuuromslag’. Wat betekent dat dan?

• Open staan voor diversiteit en dientengevolge verandering / Los durven laten: geef anderen vertrouwen en verantwoordelijkheid
  • Organisatiestructuur onder de loep nemen, daar waar nodig aanpassen en schakel externe hulp in (mediator) om veranderprocessen te begeleiden
• Het gebouw niet meer alleen als ontmoetingspunt voor louter gelovigen zien, maar de kerk in een breder perspectief in de stad/dorp/gemeenschap neerzetten als verbinder.
• Denk niet: hoe krijg je jonge mensen binnen? Maar: hoe ga je naar ze toe?
  • Meer inzicht krijgen in wat (jongere) vrijwilligers motiveert om aan te slag te gaan.
  • Hoe willen (jongere) aan de slag? Flexibel? Vast? Verantwoordelijkheden? Inspraak?
  • Als inspiratie wordt genoemd: Board with Church: het jongeren schaduwbestuur van de Stevenskerk in Nijmegen, ontwikkeld door de Kerkvernieuwers. https://issuu.com/toekomstreligieuserfgoed/docs/met_hart___ziel_juni_2020_issuu/26
• Efficiënter besturen zodat minder uren nodig zijn
• Erfgoed, historie, architectuur en bestuurskunde -studenten betrekken, zodat zij de werkervaring op hun CV kunnen zetten
• Inzet maatschappelijke behoefte van de werk/maatschappelijke balans waar de jongere generaties (Millennials en Gen-Z) naar op zoek zijn.  Dit wordt ook wel ‘maatschappelijke diensttijd’ genoemd en op https://organisaties.doemeemetmdt.nl staat informatie over hoe het werkt en wat de mogelijkheden zijn.

Meerdere malen kwamen de ‘vrijwilligerscentrales’ voorbij. Deze blijken in meerdere steden te bestaan, maar zijn niet algemeen bekend. Voorbeelden zijn de Vrijwilligers Centrale Amsterdam www.cva.nl en in Noordwijk https://www.welzijnnoordwijk.nl/vrijwilligerswerk waar vrijwilligers geworven worden, vacatures worden gedeeld, trainingen en advies worden aangeboden en belangen worden behartigd. Vaak zijn deze Vrijwilligerscentrales vanuit de gemeente opgezet. Hierdoor zijn ook de benodigde verzekeringen geregeld! Maar ook andere initiatieven zoals www.erfgoedvrijwilliger.nl en https://www.nlvoorelkaar.nl/ waarop bij iedere gemeente een eigen pagina heeft, zoals https://www.goudvoorelkaar.nl/  zijn makkelijk in te zetten naast je eigen initiatieven.

Tafel 3: Communicatie

Vragen die gesteld werden aan deze tafel waren: Hoe krijg je mensen naar de kerk? Bij welke bestaande netwerken sluit je je aan? Welke routes zijn er al? Hoe maak je gebruik van social media? Wil je mensen eenmalig naar het kerkgebouw krijgen of juist vaker? Organiseer je iets of laat je de deur open?

Het is duidelijk dat communicatie veel meer is dan gewoon het sturen van een tweet, facebook bericht etcetera. Zo duidelijk dat men hierover weinig heeft gesproken. Het geeft aan dat er veel kennis over communicatie aanwezig was. Wat komt er eigenlijk allemaal bij communicatie kijken?  Stel ten eerste duidelijk een doel, visie en missie op die past bij jouw organisatie en gebouw.
Zo gaf de succesvolle Friese kerkorganisatie  Tsjerkepaad aan: Gastvrijheid  is voor ons het sleutelbegrip in onze missie en dat wil je dus ook primair communiceren. Dat communiceren doe je dus met de inhoud van je programma. Bij openstelling wil je laten zien en voelen dat je een gastvrije kerk bent, dat eenieder naar binnen mag en welkom is. Dit betekent een open houding. Interesse in je gasten tonen en zorgen dat vrijwilligers worden “opgeleid” in het gastvrij zijn.

Dat klinkt wellicht simpel, maar meer dan elders gaat bij religieus erfgoed op: practise what you preach. Oftewel je communicatie sluit naadloos aan waar je voor staat als organisatie. Voor een goede communicatie is het eigenlijk wel nodig dat er iemand speciaal aangewezen worden om de communicatie te doen/te onderhouden. Het is niet iets dat je er af en toe bij kan doen als een vrijwilliger tijd heeft.

Er was dan ook sprake van een “waterscheiding”. Grotere organisaties, die al veel ervaring hebben en die ook middelen en menskracht beschikbaar hebben zien de kracht en het belang van goed communiceren. Zij zijn zich ervan bewust dat als je communiceert dit altijd van een goede professionele kwaliteit moet zijn, met goed beeldmateriaal en de juiste toonzetting. Voor kleine organisatie is dat een heel ander verhaal. Het is erg afhankelijk of er iemand is die er affiniteit mee heeft maar er ook tijd voor kan maken. De prioriteiten liggen vaak denkt men ergens anders, maak dus van communicatie een prioriteit.

Moeten we dan al die mooie oude communicatiemiddelen vergeten zoals posters of folders? Nee! De Synagoge van Enschede toont aan van niet. Zij drukken nog folders en zorgen dat die in vakantieperiodes bij alle campings, recreatiegebieden, de markt en restaurants etc. verspreid worden. Dat levert hun nog steeds  veel extra  bezoek op. Dit toont aan dat je als kerk je eigen mediamix moet maken.

Extra noot over interne communicatie.

Interne communicatie verloopt vaak met hobbels. Daar valt zeker nog winst te behalen. Aangegeven werd bijvoorbeeld dat wat bij het bestuur binnenkomt of besloten wordt, soms de vrijwilligers niet bereikt. Andersom de ‘frisse ideeën’ van de vrijwilligers op de kerkvloer bereiken de bestuurders niet. Maak interne communicatie een prioriteit, gebruik de kwaliteit van je mensen en communiceer zorgvuldig, immers interne communicatie wordt uiteindelijk altijd externe communicatie.

Tafel 4: Doelgroepen

Welke (nieuwe) doelgroepen wil je bereiken? Zijn er kansen voor de jongste tot aan de oudste generaties? Zijn mensen uit de directe omgeving ook een doelgroep en wat zijn de kansen op toerisme? Dit zijn zo maar een aantal vragen die al snel opkomen in de gesprekken.

Voor dat daar antwoorden op komen kijken we naar de redenen om een kerkgebouw te bezoeken. Die kunnen liggen in schoonheid, in een boeiende geschiedenis van het gebouw en ook in zingeving in de breedste zin. Om met dit laatste te beginnen, zingeving past perfect bij een kerkgebouw.

Zo is er de kans op betrokkenheid van scholen als specifieke programma’s en/of activiteiten aanbiedt.  “stilte om te studeren” kan in een stad een goede optie zijn. Stadsherstel Amsterdam, beheerder van diverse kerken, krijgt veel scholieren en studenten binnen. Ze zoeken een rustpunt voor bezinning en of “studeren in stilte”. In Utrecht zijn kerken als stille werk en studeerplek ingericht. Maar ook voor de jongere scholier zijn er kansen. Zoals Orgelkids door heel Nederland bewijst. Ook hierbij zijn de lokale scholen betrokken

Een verkeerde veronderstelling vanuit de doelgroep gedachte is dat ‘iedereen is welkom bij ons’. Iedereen = niemand marketingtechnisch. Toch wordt vaak zo gedacht. Natuurlijk is iedereen welkom, maar je kan niet goed met iedereen communiceren. Je moet keuzes maken in doelgroepen om succesvol te zijn. Voor iedere kerk is dat misschien anders. Als je in een voor toerisme aantrekkelijke gemeente zit, kan je daarop aansluiten, zoals de kerken in Utrecht samenwerken met Marketing Utrecht. Kerken Kijken Utrecht trekt van juni-sept ca 60.000 bezoekers. In de Domkerk in Utrecht komen er jaarlijks ca 400.000 bezoekers. Samenwerken en afstemmen met de professionals van de VVV/marketingafdeling van een gemeente is noodzakelijk. Ook de stichting Welkom https://welkomindekerk.nl/ kan hier bij helpen.

Voor die kerkgebouwen die niet de luxe hebben van toeristenstromen is het niet onverstandig om het laaghangende fruit op te pakken. Bijvoorbeeld met het herstellen van de verbinding met de mensen uit de buurt waar het kerkgebouw is gevestigd. Benadruk dat de geschiedenis van het kerkgebouw, de geschiedenis van de buurt is. Zijn de nieuwe bewoners al uitgedaagd om langs te komen? Of kijk naar de specifieke geschiedenis van een kerkgebouw en zoek daar een uitzonderlijke doelgroephaakje. Zoals Amerikanen naar de Pelgrimsvaderskerk in Delfshaven gaan. Betrek in zo’n geval de gemeente ook en laat hen weten wat de ‘spin-off’ is van jouw kerkgebouw voor de gemeente door een eenvoudig marketingonderzoek te doen bij de bezoekers.

Tot slot. Er wordt soms denigrerend gedaan over “grijze doelgroep”. Bedenk daarbij dat deze doelgroep nog steeds groeiende is (en de komende 20 jaar zal deze doelgroep blijven groeien). Deze, steeds vaker actieve, gepensioneerde hebben de tijd, hebben de aandacht en hebben geld te besteden. Dus richt niet al je pijlen op de complexe wedstrijd om jongeren binnen te halen, maar besef dat de oudere doelgroep goed te benaderen en te overtuigen is mits je ze niet als ouderen behandeld (iedereen vindt het leuk om als jonger behandeld te worden).

Tafel 5: Financiën

Financiën kwam eigenlijk bij iedere tafel om de hoek kijken. Bij de tafels communicatie en bij vrijwilligers was het duidelijk dat een betaalde kracht hierin veel, heel veel verschil kan maken. Bij de tafel over ‘het gebouw’ bleek al snel dat je eerst moet investeren voordat je hopelijk iets terug gaat verdienen. Om die reden zijn er ook gespreken en opmerkingen van die tafels in dit deel van het verslag beland.

Vooraleer maak een onderscheid in type openstellingen, want die maken ook verschil voor de kosten: Bijvoorbeeld met of zonder gidsen voor uitleg. En kan je alleen een beperkt deel van het kerkgebouw openstellen, of moet het geheel open. Daarbij is de grootste en meest logische vraag. Zijn we gratis of niet?

Er is een algemeen voorkeur voor gratis openstelling. Dit komt vaak ook voort uit religieuze motieven. De kerk is immers open voor iedereen. Maar zijn de (vrijwillige) organisaties wel goed op de hoogte van wat openstelling kost?  Maakt een gratis openstelling het gebouw, de ruimte tegelijkertijd ook niet waardeloos? Vrijwillige bijdrages van bezoekers lijkt soms een oplossing. Zeker als jet het ‘modern’met pin/qr code organiseert. Dit levert 2 x zo veel inkomsten op dan cash. Er is soms ook de mogelijkheid om een deel van de openstelling betaald te bekijken (schatkamer, toren; vgl ook grafmonument Willem van Oranje in Nieuwe kerk Delft).

Goede ervaringen zijn er ook met systemen als ‘Vrienden van…”, trouwe donateurs (waaronder de vrijwilligers!) en eenmalige giften. Heb je al een ANBI status zodat giften belastingtechnisch afgetrokken kunnen worden? Belangrijk om al deze mensen te bedanken voor hun bijdrage in de vorm van een mooie ervaring.

Hoe zorg je dat je de financiële middelen hebt om stappen voor openstelling te kunnen nemen? Inkomsten zijn bijvoorbeeld te verwachten bij verhuringen (zie ook tafel gebouw). Vraag je af: Wat voor kerk wil je zijn? Professionele openstelling leidt wellicht tot inkomsten, maar vaak eerst tot kosten. Maak daarom een businessplan. Kan je daarbij ondersteund worden? Bij verhuur kun je werken met een menukaart, bijvoorbeeld voor de verwarming, de catering, wel of geen gastheer, garderobe et cetera. Ook hier is goed bewust zijn van de kosten en zakelijk inzicht noodzakelijk om dit om te zetten naar inkomsten.  Denk ook aan lokale allianties met horeca/catering, bedrijven of met afnemers als gemeente, universiteit (college- en examenruimte). Dit kan voor beiden partijen een uitkomst zijn. Vergeet daarbij niet dat je een aantrekkelijk gebouw in de aanbieding hebt.

Sommige gemeentes hebben een ‘revolving fund’ voor investeringen of lokale subsidies voor eenmalige uitgaves ten behoeve van de exploitatie. Laat de fondsverstrekker ook weten wat je economische spin-off is als kerkgebouw. Uiteraard ben je daarin kansrijker als je een ‘open kerk’ bent voor alle mensen uit de gemeenten.

Niet onbelangrijk, uniek voor kerken en zeker niet vergeten: De betaalde kaarsen (of energie en milieuvriendelijke lampjes).

Toekomstige financiële knelpunten zijn er ook op de horizon.  Er is de OZB-vrijstelling indien een kerkgebouw voor minimaal 70% in religieus gebruik is, maar wat als dat religieus gebruik dus afneemt t.g.v. ander gebruik en je komt onder die 70%. Komt er dan risico van OZB-aanslag?

Tot slot het toilet. Als er markten of festivals zijn dan wordt het kerkgebouw (vaak aan een evenementplein) ook gevonden als plek om naar het toilet te gaan. Ook toeristen die van hot naar her rennen maken gebruik van het kerktoilet is gebleken. Maak daar omgekeerd gebruik van. Gooi het kerkgebouw open voor evenementen, reken geld voor toiletbezoek en laat tegelijkertijd je mooie unieke gebouw zien.

Heeft u een specifieke vraag over dit thema Openstelling die u niet beantwoord ziet op deze pagina? Stel deze vraag dan aan kerkenvisies@toekomstreligieuserfgoed.nl